Para muitos, ter um processo de gestão estruturado é um bicho de sete cabeças, mas nada mais é do que colocar no papel os processos a serem seguidos na sua empresa.
Muito se fala sobre vendas. Como criar um processo de vendas eficaz? Essa é uma dúvida comum entre empresários que desejam aumentar seus resultados, mas enfrentam dificuldades para estruturar um sistema que funcione na prática.
No entanto, temos ajudado milhares de empresários a criarem processos de vendas organizados, com foco em resultados consistentes. Mas antes de falar de vendas, é preciso entender um conceito fundamental: gestão.
O que é um processo de gestão estruturado (de verdade)?
Certamente, quando falamos em gestão, muitas pessoas se assustam. “Mas eu não sou gestor!”, dizem. Por essa razão, a boa notícia é que você não precisa ser um especialista em administração para começar a aplicar gestão no seu negócio.
Segundo Vicente Falconi, um dos maiores especialistas em gestão do Brasil, “gestão é cobrir a lacuna entre o resultado atual e a meta desejada”. Simples assim.
Imagine que hoje sua clínica, loja ou empresa fatura R$10 mil por mês, mas você gostaria de faturar R$20 mil. Decerto, a lacuna entre esses dois números é onde a gestão deve atuar. Ou seja, o papel da gestão é encontrar meios, processos, estratégias e ajustes para cobrir esse espaço e transformar a meta em realidade.
Indicadores: a base de um processo de gestão estruturado
Sobretudo, antes de criar um processo de gestão eficiente, você precisa ter indicadores claros. Sem números, você não consegue medir, muito menos melhorar.
Vamos usar o exemplo de uma clínica odontológica, que é um modelo recorrente.
Por Exemplo: Clínica odontológica
O processo de vendas típico de uma clínica envolve as seguintes etapas:
- Anúncios no Google (Google Ads e Google Meu Negócio)
- Recebimento de leads (cadastros de interessados em uma página)
- Contato com leads via telefone ou WhatsApp (por uma atendente)
- Agendamento de visitas para avaliação
- Comparecimento à clínica
- Avaliação e orçamento
- Fechamento da venda (com tíquete médio definido)
- Entrega do serviço
- Cálculo do ROI (Retorno sobre o investimento)
Ou seja, nesse processo, cada etapa tem um indicador. Por exemplo:
- Quantos leads vieram do anúncio?
- Quantos foram contatados?
- Quantos agendaram?
- Quantos compareceram?
- Quantos fecharam?
- Qual foi o tíquete médio?
- Qual foi o ROI?
Então, digamos que você investiu R$1.000 em anúncios no Google e, ao final do mês, obteve R$10.000 em vendas. Logo, isso representa um ROI de 10 para 1 — excelente!
Agora surge a pergunta: como aumentar esse ROI para 15 ou 20?
A resposta está no processo de gestão estruturado, não no resultado
Certamente, você não melhora o resultado olhando apenas para o resultado. Você precisa analisar o processo que gerou esse número.
Continuando o exemplo da clínica odontológica, digamos que você percebeu que, de cada 100 pessoas que agendam uma avaliação, apenas 30 comparecem de fato. Isso significa uma taxa de comparecimento de 30%.
De forma que se você conseguir aumentar essa taxa para 60%, dobrará seu número de atendimentos — e, consequentemente, suas vendas — sem aumentar o investimento em anúncios.
Ou seja, dobrar o resultado sem gastar mais é completamente possível atuando apenas na gestão do processo.
Gestão é atuar na lacuna
Sobretudo você tem um indicador (comparecimento), tem um resultado atual (30%), e tem uma meta (60%). A diferença entre os dois é a lacuna. De forma que é nela que mora a gestão.
A partir disso, você pode reunir sua equipe — mesmo que seja apenas você e uma atendente — para fazer um brainstorm: o que podemos fazer para aumentar a taxa de comparecimento?
Aqui, algumas ideias simples e eficazes:
- Confirmar o agendamento com antecedência (via WhatsApp ou ligação)
- Oferecer um brinde para quem comparecer
- Enviar lembretes automáticos
- Criar senso de urgência (ex: poucas vagas)
- Reforçar os benefícios da avaliação na mensagem
Assim, com duas boas ideias definidas, o próximo passo é transformar isso em processo documentado. Pois esse é o ponto mais importante.
Criando um processo de gestão estruturado
Então, vamos usar as duas ideias acima: confirmar o comparecimento e oferecer um brinde.
Passo 1: Crie um checklist
Monte uma lista com os passos que precisam ser seguidos todos os dias:
- Listar os agendamentos do dia seguinte
- Separar os horários de contato (ex: das 17h às 18h)
- Enviar mensagem de confirmação personalizada via WhatsApp
- Se a mensagem não for visualizada, fazer uma ligação
- Reforçar a oferta do brinde
- Registrar o status de cada contato no CRM
Passo 2: Treine quem executa
Mesmo que você seja o único responsável, é importante padronizar o processo e saber exatamente o que dizer, quando dizer e por qual canal.
Entretanto, se houver uma atendente ou colaborador, treine essa pessoa com base no checklist. Mostre os scripts de atendimento, simule situações e monitore os primeiros dias de execução.
Passo 3: Acompanhe os indicadores
Visto que, após aplicar o novo processo por alguns dias ou semanas, avalie:
- A taxa de comparecimento aumentou?
- O número de vendas subiu?
- O ROI melhorou?
Se sim, parabéns — você cobriu parte da lacuna. Sobretudo, se ainda não chegou à meta, identifique novas melhorias no processo. Pequenos ajustes contínuos geram grandes resultados ao longo do tempo.
Gestão é melhoria contínua
Visto que é comum o empresário acreditar que precisa de grandes revoluções para melhorar o faturamento. Mas, na prática, a gestão acontece nas pequenas mudanças, aplicadas de forma estruturada e consistente.
Não adianta ter ideias soltas. Você precisa de processo.
Ou seja, esse processo precisa ser:
- Simples (qualquer pessoa pode seguir)
- Documentado (em checklists ou passo a passo)
- Treinado (quem executa precisa estar preparado)
- Monitorado (acompanhe os indicadores)
Em razão disso, se você seguir essa metodologia, sua empresa sairá da estagnação e começará a crescer mês a mês — com base em dados e ajustes reais.
A diferença entre amadorismo e profissionalismo
A diferença entre empresas que crescem e empresas que estagnam está na gestão.
Logo, negócios amadores tomam decisões com base em achismos. Negócios profissionais logicamente tomam decisões com base em dados.
Já que negócios que são amadores reagem aos problemas. Os Negócios profissionais criam processos para prevenir os problemas.
Bem como os negócios amadores vivem apagando incêndios. Assim, negócios profissionais vivem criando melhorias.
A grande virada na sua empresa não virá de uma nova campanha, uma nova logo ou uma nova rede social. Assim, ela virá do momento em que você entender, criar, aplicar e acompanhar processos de gestão.
